ניהול נכון של כספי ועד הבית
ניהול כספי נכון של ועד הבית הוא תנאי הכרחי לפעילותו השוטפת היעילה והראויה. ניהול שוטף ורציף של הכנסות והוצאות המפוקחות ומבוקרות על ידי רואה חשבון מהווה ערובה לשקיפות (מרכיב מהותי, אשר בשל הרגישות הטבעית והמובנת של הדיירים, החששות והחשדות שלהם, חשוב להקפיד עליה).
ניהול כספי נכון עשוי למנוע לזות שפתיים, האשמות, התנצחויות (אלא אם כן מתברר כי יש סיבות נוספות לכך, שאינן קשורות בהכרח בכסף ובאופן ניהולו) בין דיירי הבית לבין מי מאנשי הוועד או כולם.
מלות המפתח לניהול נכון- סדר ושקיפות
יימות כיום תוכנות ניהול ייעודיות לוועדי בתים משותפים, המאפשרות רישום שיטתי של כל הפעילות הכספית. כך ניתן לקבל מידע מעודכן און ליין ולשתף בו ככל שנדרש, את הדיירים.
ניהול מסודר הוא, כאמור, תנאי הכרחי ליכולת הניהול, הבקרה והשליטה של הוועד. מאחר שסמכות ואחריות מתרכזות ומתנקזות אצל מי מחברי הוועד שנבחר כגזבר שלו, אשר תפקידו לרכז את הטיפול בנושא הכספי, הוא מהווה את הכתובת לפניות.
ניהול נכון ומושכל מחייב קבלת חשבונית כנגד כל הוצאה של הוועד וניפוק קבלה עבור ההכנסות ממסי הדיירים. ניהול נכון פירושו עריכת דוח כספי אחת בשישה חודשים, ניהול חשבון הבנק של דיירי הבניין המשותף. תכנה להנפקת חשבוניות דיגיטאליות מייתרת את הצורך באיסוף ניירות ומקלה על הניהול.
הפקדת מלאכת הניהול בידיה של חברת ניהול חיצונית חוסכת כאב ראש לדיירים. יש לה עלות כספית, כמובן, אבל ייתכן שהתועלת הרבה שניתן להפיק ממנה מצדיקה את העלות. יש יתרון בלתי מבוטל בכך שהניהול מתבצע על ידי מי שאין לו כל אינטרס בניהול מבנים וממילא הוא לא נחשד במשוא פנים או בהטיות.
חשיבות ניהול שקוף ומשתף חורגת מהיותו תנאי הכרחי לסדר ולארגון. ניהול כזה יוצר ומגביר בהדרגה את תחושת האמון שרוחשים הדיירים. יש בכוחו למנוע או לצמצם באופן דרמטי את תופעת סרבנות התשלום של מסי הוועד.
השקיפות מעוגנת בחוק המחייב פרסום דוח חצי שנתי. החוק מתיר גם למי מהדיירים שרוצה לעיין בדוח הכספי להיחשף אליו בנוכחות הגזבר. שקיפות לא מתמצה רק בהוכחת הניהול התקין. היא מהווה גורם חשוב ביותר ליצירת אווירה של אמון, שהיא כה חיונית כשמדובר באנשים שחולקים בניין משותף.
ניהול כספי נכון משדר אמון ואמינות
ישיבות ועד הבית מהוות הזדמנות להעלאת השגות, בקשות, דרישות וכל מה שהוא לגיטימי בפורום זה. אם, לדוגמה, מי מהדיירים שנחשף לדוח השנתי מגלה הוצאות בסעיפים שנראים לו תמוהים ומעוררי שאלות או מיותרים, זכותו להעלות לדיון את הדברים. הרישום המסודר של הכנסות והוצאות יכול להוות אינדיקציה ברורה לפעילויות השונות של הוועד ולשקף את איכות הניהול.
אם מכל סיבה שהיא, אין רצון או יכולת למסור את הניהול בכלל ואת הניהול הכספי בפרט לידיה של חברת ניהול חיצונית, יש חשיבות יתרה להקפדת הגזבר המופקד על הניהול לבצע אותו ללא דופי ובשקיפות מרבית. ניהול כזה מפוגג מתחים, תורם לאווירה רגועה, ובכך תורם לאיכות הדיור בבניין בפרט ולאיכות החיים בו בכלל.
רישום רציף, שוטף וסדיר בטבלת הוצאות והכנסות- טבלת אקסל נותנת את המענה המיטבי לכך – הוא הבסיס להתנהלות ולניהול נכונים. יכול להיות ויכוח בסעיפי ההוצאה השונים או ביקורת על אי מיצוי הגבייה מכל הדיירים במועד הנדרש, אבל כאשר מתקיים ניהול נכון, אפשר לקבוע כי קל יותר לטפל גם בבעיות השונות שמתגלעות ועולות לדיון בישיבות עם חברות ועד בית שונות. חשוב לציין גם שרישום מסודר של פרוטוקול, שמעוגן בחוק ומתחייב ממנו, אף הוא חלק בלתי נפרד מניהול נכון ותקין.
