פרוטוקול החלפת ועד בית

פרוטוקול ועד בית הוא מסמך רשמי ומחייב. על גזבר ועד הבית למלא אותו בקפידה בכל אחת מישיבותיו של הוועד. על מסמך זה חייבים לחתום דיירי הבניין וכך, כשהוא חתום, הוא מהווה אסמכתא משפטית הן להחלטה והן לערעור. לדיירי הבניין שמורה הזכות לעיין בפרוטוקול בכל זמן סביר לאחר פנייה בכתב המיועדת לגזבר.
ישיבה שבה נדונה החלפת ועד הבית היא ישיבה בעלת חשיבות מכרעת. מתפרסמת הודעה על קיומה מבעוד מועד. חברי הוועד נדרשים לאשר בחתימתם את הסכמתם לאופן זימון הישיבה, הנושא שיידון בה מועדה ודיון על אודותיו. בסוף הפרוטוקול חותמים דיירי הבית שהם בעלי הנכס את אישורם לפרוטוקול.
לפרוטוקול החלפת ועד בית חשיבות רבה, יתרה, ולו רק כדי שההחלפה תיחשב חוקית ותקפה. חשוב לציין, כי על פי רוב חברים הנמנים עם ועד הבית ממלאים תפקיד כפוי טובה; הם חשופים לביקורת, הם נתונים ללחצים, לא אחת מטיל אי מי מהדיירים דופי ביושרם.
סיבות שונות עשויות להניע דרישה להחלפת הוועד או מי מהחברים המכהנים בו: התנהלות כספית המעלה חשד לאי סדרים, אי הוצאת חשבוניות כנדרש, דיווח חלקי ולא שקוף, ניהול כוחני והתנהלות כוחנית מול הדיירים.

מה שלא כתוב על נייר כתוב על קרח

יש חשיבות רבה לכתיבת פרוטוקול מדויק בכלל ובנושא החלפת הוועד בפרט. על מנת לתת תוקף משפטי להחלפה יש לעגן אותה במסמך כתוב, כנדרש, ובחתימת דיירים.
כאמור, תפקיד המכהנים בוועד הבית הוא תפקיד כפוי טובה, לכן אין "קופצים" רבים להימנות עם חבריו. כאשר מי שמכהנים בוועד הבית רוצים לסיים את תפקידם ולא נבחר להם מחלי, ניתן לזמן ולכנס אסיפת דיירים, שבה תימסר הודעה על הרצון לסיים את התפקיד ולהעבירו באופן מסודר למי שייבחרו.
לא צריך להמציא את הגלגל; ניתן למצוא באינטרנט טפסים של ניהול פרוטוקולים מסודרים. כל שנדרש הוא למלא את הפרטים במקומות המיועדים לכך. עיגון ההסכמות בכתב הוא קריטי לסוגיית החוקיות של הבחירה. הוא גם מאפשר למצוא ליקויים, במידה שהם קיימים.

גיבוש בסיס הסכמה רחב

גם בהינתן חוסר להיטות של דיירים לכהן בוועד הבית, עדיין חשוב להקפיד על פרוטוקול מסודר. ניהול תקין מתחיל באופן הרישום של הפרוטוקול. כמו כל סעיף הנדון בישיבות הוועד, גם ישיבה בנושא החלפתו צריכה להתקיים תוך תיעוד מלא ומוסמך של מהלכה ושל ההחלטה המתקבלת בסופה, ובהקשר זה- רישום פרטי החברים החדשים בוועד.
פרוטוקול החלפת ועד מהווה אסמכתא לבחירת חברים חדשים. מי שישיג או יערער על בחירת מי מהדיירים, יופנה אל הפרוטוקול. עדיין שמורה לו הזכות לערער אבל לפחות טענה לאי חוקיות הבחירה נגרעת ונשללת ממסכת טיעוניו.
רישום מסודר בפרוטוקול חשוב גם ואולי בעיקר על מנת להסיר חשש וספק לאי תקינות ההליך. רישום כזה חשוב על מנת לא לתת חומר למלעיזים ולמי מהדיירים שכל נציג בוועד חשוד עליהם כמי שחברותו נובעת מאינטרס אישי.
חשוב לקיים את הליך ההחלפה בצורה מסודרת ועד כמה שניתן באווירה טובה. גיבוש בסיס הסכמה רחב הן לאיוש הוועד והן להחלטות המתקבלות בו מהווה תרומה חשובה לשיפור איכות הדיור בפרט ולאיכות החיים בכלל. ניהול משתף הוא אתגר, גל וחומר לניהול כספי של ועד בית, שבו תמיד עלולים להיווצר חילוקי דעות – האם הוצאה בסעיף זה או אחר הכרחית או מוצדקת. ברור שככל שהדיירים יקבלו מידע בתדירות גבוהה וירגישו כי הוועד מנהל את העניינים לטובת הדיירים כולם ולרווחתם, כך תהיה מלאכתם של כולם קלה יותר.

No Comments Yet.

Leave a comment