ניהולו עד בית הוא תפקיד רגיש ואחראי מאין כמוהו. יושרתם של אנשי הוועד בכלל ושל היושב-ראש בפרט אמורה להיות ללא דופי, מעל לכל ספק. ניהול כספי הוועד הוא אחת המטלות היותר חשובות מבין מגוון תפקידיו. בשל רגישות מובנת וטבעית של הנושא, ניהול כספי הוועד צריך להיעשות בשקיפות מלאה. חלק בלתי נפרד מהשקיפות הוא דיווח תקופתי לחברי הוועד ולכל הדיירים. זכותם של משלמי המסים לדעת מה נעשה בכספם.
טבלת הוצאות והכנסות מאפשרת קבלת תמונה עדכנית ומדויקת של מצבו הכספי של הוועד. לגיטימי להתווכח על ייעוד הכספים על אופן חלוקתם, על המטרות שלשמן יש להקצותם ועוד. סביר להניח כי חלק הארי של התקציב מיועד לתחזוקה שוטפת של הבית, בעיקר של המתחמים המשותפים לדייריו כגון המבואה, חדר המדרגות, הגינה מסביב ועוד.
ניהול הכספים של ועד הבית יכול להיעשות בפשטות ובקלות באמצעות תכנת אסקל פשוטה, שבה ניתן לפרט את כל אחד מסעיפי ההכנסות וההוצאות. ההוצאות רבות: תחזוקת הגינון, המעלית ניקיון, חנייה, מערכות חשמל ואש, ביטוחים, הדברות, ייעוץ משפטי במידה שנדרש (כגון לטיפול בסרבני מסים), אינסטלציה, שערים, נורות, מקלטים, מצלמות אבטחה, לוחות פיקוד, שיפוץ ושדרוג.
שימוש בתכנת ניהול כספי ייעודית מאפשרת קבלת מידע עדכני בכל נקודת זמן, מעקב שוטף אחרי הכנסות והוצאות ובכך לספק לוועד מידע מדויק של אופן הניצול של הכסף. תכנה חכמה מאפשרת, בין השאר, לבחון חלופות לעלויות שירותים שונים, לרבות תחזוקה שוטפת של הבניין. היא מספקת תשתית נדרשת לקבלת החלטות שמשמעותן התייעלות וחיסכון.
התכנה מייתרת את הצורך ברישומים ידניים באמצעות פנקסי קבלות. באמצעות המחשב ניתן לקבל דוחות עדכניים ומפורטים על פי כל פרמטר נדרש. תרומת התכנה לניהול יעיל ומשתף היא עצומה: כל הדיירים יכולים לקבל תשובה מפורטת וממוסמכת על כל שאלה בכלל ובנושא הניהול הכספי, מדיניות השימוש בכספים ועוד, בפרט.
מקורות ושימושים
הכנסות והוצאות, כמוהן כהיצע וביקוש- כל אחת מהן ניצבת מצד נגדי, מה שמאפשר לחשב את המאזן ולהגיע, כנדרש, לנקודת איזון.
כאשר כל המידע נגיש וזמין, קיימות אחריות ומחויבות עליונות, הנובעות והסמכות המוקנית למי שמופקדים על ניהול ועד בית וההכנסות וההוצאות. כאשר המידע, ברזולוציה של ההוצאה הקטנה ביותר, נגיש, זמין ושקוף לכל הדיירים, ניתן לגבש דעה על אודות מידת ההצדקה של הוצאה זו או אחרת, ובכלל- על מדיניות השימוש בכספי הוועד, שהם, כמובן, כספי הדיירים.
המקורות והשימושים הם קבועים, אף כי יש הוצאות הכרחיות, שלא ניתן לצפות ולתכנן אותן מבעוד מועד, כגון תשלום עבור תיקונים. עם זאת חשוב שבמסגרת התכנון הכספי יוקצה סכום מסוים שמיועד למימון הוצאות בלתי צפויות.
טבלת הוצאות והכנסות של ועד בית יכולה לתת תמונה מפורטת על המקורות ועל השימושים, על ניצול הכסף. הניסיון מלמד, כי כסף תמיד עלול להוות גורם למחלוקות, לסכסוכים ואף לריבים. זו הסיבה שוועדי בתים (ודאי מי שדייריהם, בבתים משותפים, יכולים להרשות זאת לעצמם) מעדיפים להפקיד את מלאכת ניהול הבית ותחזוקתו בידי חברת ניהול ואחזקות מקצועית, חיצונית, המשקיעה כל מאמץ אפשרי וכל משאב נדרש בניהול ובתחזוקה. גורם חיצוני נתפס כגורם מקצועי, בלתי משוחד ובלתי מוטה, ששיקוליו ענייניים. חברה חיצונית שמנהלת את כספי ועד הבית מפיגה את חששות הדיירים שמא נעשה שימוש בלתי תקין בכספים.
בשורה התחתונה: טבלת הכנסות והוצאות עושה סדר בנושא הכספי, שהוא הנושא החשוב, המורכב והרגיש ביותר בכלל, ובוועדי בתים בפרט. המספרים השקופים מדברים בעד עצמם, לא מותירים מקום לפרשנות.
